Un salon d'esthétique, de coiffure ou de massothérapie conserve plus de renseignements personnels qu'il n'y paraît : noms, téléphones, courriels, dates de naissance, et surtout des renseignements de santé (allergies, médicaments, grossesse, conditions de peau). Au Québec, la Loi 25 encadre tout ça, et elle s'applique aussi à la travailleuse autonome qui travaille seule.
Voici, en langage simple, ce qu'elle demande à un salon, et ce qu'un logiciel peut faire pour vous (et ce qu'il ne peut pas faire à votre place).
Cet article est un résumé, pas un avis juridique. La référence officielle est la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).
Ce que la Loi 25 demande à un salon
1. Une personne responsable
Chaque entreprise a une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Par défaut, c'est la personne qui a la plus haute autorité : dans un petit salon, c'est vous. Son titre et ses coordonnées doivent être publiés, par exemple sur votre site web.
2. Un consentement clair, surtout pour la santé
Vous devez dire à votre cliente pourquoi vous recueillez ses renseignements et obtenir son consentement. Pour les renseignements de santé, qui sont sensibles, le consentement doit être exprès : une signature, pas une case précochée.
3. Le droit d'accès et le droit à l'effacement
Une cliente peut vous demander de voir tout ce que vous avez sur elle, de le corriger, ou de le faire supprimer quand vous n'en avez plus besoin. Vous avez 30 jours pour répondre.
4. Un registre des incidents
Un téléphone perdu avec vos fiches clientes, un courriel envoyé à la mauvaise personne : tout incident de confidentialité doit être consigné dans un registre, et déclaré à la CAI et aux personnes touchées s'il présente un risque de préjudice sérieux.
5. Savoir où vont les données
Si des renseignements sortent du Québec, la loi demande d'évaluer si la protection est adéquate là où ils vont. Savoir où votre logiciel héberge vos données fait donc partie de vos obligations.
Ce que Clairgest fait pour vous
- Consentements signés à l'écran. La cliente remplit son questionnaire santé et signe sur une tablette au salon. La signature et la version du formulaire signé sont conservées.
- Accès et effacement en quelques clics. Le dossier complet d'une cliente s'imprime d'un coup, et il se supprime sur demande.
- Hébergement au Canada. Les données du logiciel sont hébergées chez OVH, à Beauharnois, au Québec. Quelques sous-traitants (paiement, courriel, SMS) traitent certaines données hors du Canada : ils sont nommés dans notre politique de confidentialité, pour que vous puissiez le dire à vos clientes.
- Accès selon le rôle. La propriétaire et les employées n'ont pas les mêmes accès, et la connexion peut être protégée par un deuxième facteur.
- Sauvegardes chiffrées, tous les jours.
Ce qui reste votre responsabilité
Aucun logiciel ne peut être conforme à votre place. Il vous reste à désigner la personne responsable (vous, probablement) et à publier ses coordonnées, à tenir le registre des incidents, à répondre aux demandes de vos clientes dans les délais, et à ne pas garder de renseignements plus longtemps que nécessaire. La bonne nouvelle : avec un cartable papier, tout ça est presque impossible à faire correctement. Avec un logiciel bien pensé, c'est l'affaire de quelques minutes par demande.
Clairgest est né dans un salon d'esthétique du Québec, avec ces obligations en tête. Voir comment il se compare à Fresha, Vagaro et Booksy.
L'équipe Clairgest