Une cliente vous rappelle deux semaines après son massage : son assureur a refusé le reçu. Il manquait votre numéro de membre, ou la durée du soin, ou le reçu portait le nom de la réceptionniste plutôt que le vôtre. Elle doit revenir le chercher, vous devez le refaire, et personne n'est content.
C'est évitable. Voici ce qu'un reçu de massothérapie doit contenir pour passer du premier coup, et comment ne plus jamais y penser.
Ce que les assureurs demandent sur un reçu
Chaque assureur a ses formulaires, mais on retrouve presque toujours les mêmes éléments :
- Le nom de la praticienne qui a donné le soin, pas celui de l'entreprise ni de la personne qui a encaissé.
- Son association professionnelle et son numéro de membre. C'est ce qui prouve que le soin a été donné par une professionnelle reconnue.
- Le nom de la cliente et la date du soin.
- La nature et la durée du soin, par exemple « massothérapie, 60 minutes ». Plusieurs assureurs, dont Manuvie et Desjardins Assurances, demandent explicitement la durée de la visite.
- Le montant payé, avec les taxes s'il y a lieu, et les coordonnées de l'entreprise.
Les exigences varient d'un assureur et d'une association à l'autre. En cas de doute, votre association professionnelle est la meilleure référence.
Le piège du salon à plusieurs
Pour une travailleuse autonome, c'est simple : c'est vous qui donnez le soin et vous qui encaissez. Mais dans une clinique ou un salon à plusieurs, la personne à la caisse n'est souvent pas celle qui a fait le massage. Un logiciel qui imprime le nom de « l'utilisatrice connectée » produit alors un reçu faux, et l'assureur le refuse.
Dans Clairgest, le reçu va chercher la praticienne dans le rendez-vous qui a été encaissé, pas à la caisse. Si deux massothérapeutes ont donné des soins sur la même facture, chacune apparaît avec son propre numéro de membre.
La durée, sans la retaper
La durée vient du rendez-vous lui-même (l'heure de début et l'heure de fin à l'agenda). Si le soin a été vendu directement à la caisse, sans rendez-vous, Clairgest prend la durée prévue au catalogue des soins.
À configurer une seule fois
On inscrit l'association et le numéro de membre de chaque praticienne dans sa fiche d'utilisatrice (Paramètres, Utilisateurs). À partir de là, chaque reçu les porte automatiquement, imprimé ou envoyé par courriel à la cliente. Une praticienne sans numéro de membre (une esthéticienne, par exemple) garde un reçu ordinaire : rien ne change pour elle.
En résumé
- Le bon nom : celui de la personne qui a donné le soin.
- Le numéro de membre et l'association, sur chaque reçu.
- La durée du soin, tirée de l'agenda.
- Zéro reçu à refaire.
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L'équipe Clairgest